SALIENDO DEL DESPACHO

Como continuación a artículos anteriores en el que comentaba las necesidades informáticas medias de un abogado, hoy voy a dedicar este espacio a la movilidad de aplicaciones, o mejor dicho, a como satisfacer las necesidades de trabajar en lugares distintos al de nuestro despacho profesional con un coste económico mínimo.

Es frecuente que muchos de nosotros nos llevemos el trabajo a casa el fin de semana, durante un viaje, o incluso en los periodos de merecidas vacaciones. Tradicionalmente era necesario cargar con el expediente, con los códigos que recogen la legislación aplicable y el resto del material de trabajo, para con todo ello en la maleta, disponer de lo necesario para trabajar fuera de nuestro despacho.

A la vuelta del descanso, era necesario trasvasar nuestro trabajo a nuestro equipo informático habitual, con la consiguiente y engorrosa duplicidad de las labores de sincronización de nuestras tareas.

Las posibilidades da la movilidad de la información han terminado con esa necesidad. Quien más y quien menos cuentan en su domicilio con un segundo equipo informático destinado al ocio, propio o de la familia, o con un ordenador portátil. Partiendo de esa premisa vamos a poder trabajar fuera del despacho con un mínimo de preparación.

Una de las opciones más simples es contar con un llavero USB, que pueda conectarse tanto al equipo de trabajo como al portátil o al de ocio de nuestro domicilio o el de nuestro destino (hotel, cibercafé, oficinas de nuestro anfitrión, sala de letrados de los juzgados, etc.). Estos llaveros, por un precio entre los 15 y los 25 €, cuentan con una capacidad cada vez más alta (hasta de 8 GB) y nos permiten hacer muchas más cosas además de usarlos como un mero diskette para transportar archivos, infrautilización muy habitual.

Existen multitud de aplicaciones ofimáticas que cuentan con una versión móvil pensaba precisamente para estos llaveros USB y que cuentan con la ventaja además de que son completamente gratuitas. Configurando nuestro llavero con unas cuantas de esas aplicaciones, podremos llevar prácticamente un pequeñísimo ordenador portátil en nuestro bolsillo, listo para conectarse al puerto USB de cualquier ordenador, sin tener que preocuparnos si el equipo anfitrión contará o no con los programas necesarios para nuestro trabajo, ya que nosotros los llevaremos en nuestro llavero USB, con la ventaja añadida de que no perturbaremos la configuración del equipo en el que trabajamos de prestado en el caso de que no podamos hacerlo, bien por deferencia al propietario o por imposibilidad técnica.

Incluso si el equipo que estamos usando tiene acceso a internet, podremos hacer uso de nuestra propia aplicación móvil para navegar por internet, con la tranquilidad de que los datos de nuestra navegación quedarán archivados en nuestro llavero USB y no en el equipo anfitrión de manera que podremos hacer uso relativamente seguro de nuestras claves de acceso a correo, páginas web de jurisprudencia, etc. sin que queden rastros de esta navegación.

También es posible que el procesador de textos de nuestro equipo anfitrión no sea compatible con el nuestro, o que este configurado en otro idioma, o que incluso no tenga procesador de textos mínimamente adecuado a nuestras necesidades de trabajo. No hay problema. Nuestra llave USB también puede llevar nuestro propio procesador de textos, configurado a nuestro gusto, para trabajar cómodamente sin tocar las aplicaciones del equipo anfitrión.

Otra posibilidad importante es llevar nuestra agenda, mejor dicho, una copia de nuestra agenda, que podamos modificar o consultar y sincronizarla vía internet, para luego desde nuestro despacho, actualizar con la versión principal. También tenemos a nuestra disposición herramientas que nos permitirán de una manera cómoda realizar esta tarea.

La posibilidad de consultar, enviar y conservar nuestro correo electrónico desde nuestro llavero USB, salvando nuestra privacidad y la seguridad de nuestros datos de acceso, es otra ventaja importante. Existen aplicaciones móviles de correo electrónico que nos permiten hacer todo ello, sin tener que tocar la configuración del programa local de correo electrónico, ni introducir en él información sensible, como claves de acceso, de la que pueden quedar rastros tras terminar con su uso.

Una vez conocidas las posibilidades, vamos a configurar nuestro llavero USB como una herramienta útil para nuestro trabajo fuera del despacho.

Vamos a partir de un llavero USB de 4 GB de capacidad (más que suficiente para nuestras necesidades) con un precio de entre 15 y 20 € en cualquier tienda de informática.

Para prepararlo necesitaremos instalar en él un mínimo de aplicaciones móviles, es decir, que permitan su ejecución directa desde el llavero USB, sin necesidad de ningún archivo suplementario en el equipo en el que “enchufamos”

Para ello, con nuestro llavero alojado en un puerto USB de nuestro equipo, nos dirigimos a la siguiente dirección de internet: http://portableapps.com/ y dentro del apartado “Applications”, descargamos e instalamos en el llavero las siguientes: de la sección Internet; Mozilla Firefox portable edition, y Mozilla Thunderbird portable edition. Con estas dos aplicaciones, la primera el conocido navegador de internet, y la segunda el cliente de correo electrónico, tendremos cubiertas nuestras necesidades de conexión a internet desde equipos distintos al habitual. Podremos navegar por la red y consultar, enviar y gestionar nuestro correo electrónico desde cualquier equipo de manera fiable y segura. Tan sólo será necesario, tras la instalación configurar adecuadamente el programa de correo electrónico con nuestros datos, y empezar a trabajar.

De nuevo en http://portableapps.com/ nos dirigimos ahora a la sección “Applications/Office” y allí descargaremos OpenOffice.org portable y AbiWord Portable. La primera aplicación es la versión móvil de OpenOffice.org, de la que ya hablamos en su momento en estas páginas, y que permite trabajar con archivos de texto, hojas de cálculo, bases de datos y presentaciones; todo ello compatible con los programas de la suite Microsoft Office. La segunda aplicación, AbiWord Portable, es exclusivamente un procesador de textos compatible con Microsoft Word, lo que supone una duplicación con OpenOffice.org Writer, pero que corre mejor en equipos menos potentes, por lo que por seguridad, y ante lo poco que ocupa, conviene contar también con esta herramienta.

En esta sección de “Applications/Office”, también descargaremos e instalaremos en nuestro llavero la aplicación Sumatra PDF Portable, que se trata de un simple lector de archivos en formato PDF, por si tuviéramos que acceder a alguno y el equipo anfitrión no contara con un lector adecuado (algo sorprendentemente frecuente).

Hasta el momento, todas las aplicaciones detalladas son Open Source y por lo tanto suponen un coste cero para nuestra economía.

Con ese coste cero, también resulta recomendable descargar e instalar desde “Applications/Utilities” el compresor/descompresor 7-Zip Portable, que nos permitirá gestionar archivos comprimidos en formato 7z, ZIP, GZIP, BZIP2, TAR, RAR, con independencia que en el equipo anfitrión se cuento o no con un compresor de esas características.

Finalmente, para quien use la mensajería instantánea, y se encuentre con la inexistencia de su aplicación favorita en el equipo en el que se encuentra trabajando, puede descargar nuevamente desde “Aplications/Internet” un interesante programa llamado Miranda MI Portable, que nos permitirá “chatear” con nuestros contactos de los programas de mensajería instantánea ICQ, AIM, MSN, Jabber, Yahoo, IRC y otros, incluyendo desde luego (MSM) al popular y extendido “Messenger”.

Como guinda de nuestras posibilidades de movilidad, podemos además, como antes mencionábamos, trabajar y sincronizar con nuestra agenda de trabajo, con la posibilidad de consultarla allá donde nos encontremos, y además modificarla, para después sincronizar los cambios en nuestro equipo principal. Para ello es necesario que contemos con nuestra agenda principal en nuestro equipo de trabajo dentro del calendario del programa Microsoft Outlook en cualquiera de sus versiones.

Primero es imprescindible contar con una cuenta en Google Calendar (http://www.google.com/calendar/) lo que implica primero y necesariamente contar con una cuenta en Google Mail, más conocido como gmail (http://mail.google.com/mail/). Los datos de acceso de la segunda nos servirán también para la primera.

Una vez tengamos nuestra cuenta abierta, que es completamente gratuita, siguiendo las instrucciones oportunas, nos crearemos en Google Calendar un calendario. Posteriormente sincronizaremos el calendario de nuestro equipo principal con el de Google Calendar y ya tendremos en internet una copia de nuestra agenda. Esta sincronización puede hacerse de manera manual, siguiendo las instrucciones de la ayuda de Google Calendar. Pero para facilitar la sincronización automática y sencilla entre nuestra agenda principal (Microsoft Outlook 2007 en mi caso) y Google Calendar, existe un pequeño y útil programa llamado gSyncit, que podemos descargar desde aquí (http://www.daveswebsite.com/software/gsync/), que en su versión gratuita nos permite sincronizar con un click ambas agendas de manera sencilla.

De esta forma, podremos consultar a través de Google calendar desde cualquier ordenador conectado a internet nuestra agenda, modificarla y sincronizar los datos, parta que luego, ya en el equipo de nuestro despacho, con gSyncit, trasvasar a nuestra agenda principal todos los cambios o nuevas entradas que hayamos realizado en Google Calendar.

Pero ¿qué ocurre si no tenemos acceso a internet? ¿No podemos trabajar con nuestra agenda de manera remota y luego de alguna manera trasvasar los datos posteriormente a Google Calendar?

Desde luego que sí. Para ello necesitaremos de otro programa que también instalaremos en nuestro llavero USB. Esta pequeña aplicación denominada Calgoo, podemos descargarla desde (http://www.calgoo.com/). Requiere abrir una cuenta gratuita. Tras instalar este programa, lo iniciaremos desde nuestro llavero USB y configuraremos siguiendo las instrucciones la sincronización con Google Calendar. Realizada nuestra primera sincronización, dispondremos de una copia de nuestra agenda en nuestro llavero dentro de Calgoo, sobre la que podremos trabajar sin problemas y sin necesidad de tener una conexión a internet. Tan sólo deberemos tener la precaución de, una vez en el despacho o en un equipo con conexión a la red, sincronizar Calgoo con Google Calendar para salvar los cambios, y luego hacer lo propio con Google Calendar y nuestra agenda de Microsoft Outlook. Dicho asi parece completo, pero el proceso completo tan solo nos llevará unos segundos.

De esta manera, podremos, con nuestra llave USB, trabajar con herramientas similares a las que tenemos en el despacho, sin necesidad de cargar con un ordenador portátil, y tras la vuelta al trabajo, sincronizar o trasvasar nuestros archivos y datos con los del equipo habitual. Contando además con la ventaja de que hemos podido consultar nuestro correo electrónico, navegar por internet con nuestros favoritos, y consultar y modificar nuestra agenda de trabajo.

Pero ¿y si hemos olvidado nuestro llavero USB, y nos encontramos fuera del despacho con la necesidad de trabajar? Aún existen soluciones siempre que tengamos acceso a un ordenador conectado a internet.

Con Google Calendar podremos seguir, como ya hemos visto, consultando y modificando nuestra agenda sin necesidad de nuestro olvidado llavero USB. Tan sólo deberemos recordar sincronizar los datos cambiados o añadidos, manualmente o con la herramienta gSyncit, cuando lleguemos al trabajo.

Respecto al correo electrónico, con nuestra cuenta el Gmail (http://mail.google.com/mail/), podremos igualmente enviar, recibir y consultar correos, incluso simulando que lo hacemos desde nuestra cuenta corporativa, posibilidad que se detalla en la configuración de Gmail.

Respecto a nuestro trabajo, con la herramienta Google Docs (http://docs.google.com/) a la que accederemos con los mismas claves que a Gmail, tenemos la posibilidad de crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, guardarlos para seguir trabajando con ellos, organizarlos en carpetas, e imprimirlos y luego exportarlos en formato DOC, PDF, Openoffice.org, texto plano, etc. Incluso si tenemos la precaución de, como un servidor, de tener alojados en Google Docs papel de cartas, cubiertas de fax, formularios básicos, etc., podremos trabajar sin más necesidad de un acceso a internet desde cualquier lugar del mundo.

Con estas breves indicaciones, como siempre, animo a los compañeros a investigar por su cuenta en el asunto, a que encuentren sus propias aplicaciones portátiles al gusto a las necesidades de cada uno, y sobre todo a incidir en la idea de que la informática es una herramienta cada vez más imprescindible en nuestro trabajo, pero también que nos facilita y hace más cómodo nuestro trabajo dentro y fuera del despacho.

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